5. HOE WORDT EEN DIGITALE STAD OPGEZET: ORGANISATORISCH

5.1 Wie neemt het initiatief ?
In de beschrijving van de Free-Nets in de Verenigde Staten en Canada is er reeds op gewezen dat deze zijn ontstaan vanuit het maatschappelijk initiatief. Met de term 'Grassroots- movement' wordt dan ook gedoeld op een maatschappelijke beweging waarin een groot aantal betrokkenen actief is. De Free-Net beweging zou zonder dit maatschappelijk initiatief waarschijnlijk niet van de grond zijn gekomen. Wellicht dat het 'grassroots'-karakter van de Free-Nets ook de sleutel is geweest tot het grote succes in de Verenigde Staten en Canada. Het maatschappelijke initiatief maakt het namelijk mogelijk om de specifieke behoeften van de uiteindelijke gebruikers centraal te stellen, waardoor een grotere betrokkenheid en legitimiteit kan worden gegarandeerd.

Het initiatief voor het oprichten van een digitale stad kan liggen bij twee partijen: de (lokale) overheid of de maatschappelijke sector. Wie het initiatief ook neemt, om tot een succesvolle digitale stad te komen dient een organisatievorm gekozen te worden waarin het publieke belang kan worden neergelegd en waar maatschappelijke groepen en burgers zich voldoende in vertegenwoordigd weten.
Daar waar de lokale overheid zelf het initiatief wil nemen lijkt ze er verstandig aan te doen om maatschappelijke partners in een vroeg stadium bij elkaar te brengen en een projectgroep te formeren.

Zowel in Free-Nets als bij een digitale stad wordt het als vrij essentieel ervaren dat het beheer van deze projecten terecht komt bij de 'burgerij' of maatschappelijke sector, onafhankelijk van de vraag wie het initiatief heeft geno- men.
Een dergelijk primaat van de burgerij in de beheersorganisatie wordt gezien als de beste manier om te waarborgen dat bewoners van een Free-Net of digitale stad niet enkel worden beschouwd als consumenten van informatiediensten van bedrijfsleven en overheid, maar dat zij kunnen mee bouwen en daardoor de elektronische samenleving ook mede vorm kunnen geven. Free-Net systemen in Canada en de Verenigde Staten en De Digitale Stad worden daarom geleid door een onafhankelijke organisatie met een non-profit doelstelling. Overheid en bedrijfsleven hebben niet een sturende maar een ondersteunende rol.

5.2 Het samenbrengen van een coalitie
Vertegenwoordigers van service-organisaties die ervaring hebben met het leveren van informatie-diensten, zoals bibliotheken, scholen of wijkcentra, zijn vaak bij de organisatie van een Free-Net betrokken. In meer uitzonderlijke gevallen zijn ook vertegenwoordigers uit het bedrijfsleven, meestal de computerbranche of de telecommunicatiesector, bij de organisatie betrokken. Een voorbeeld is het Public Electronic Network in Santa Monica, dat tot stand kon komen door de actieve betrokkenheid en sponsoring van het computerbedrijf Hewlett Packard. Andere voorbeelden van actieve betrokkenheid van het bedrijfsleven zijn Sun Microsystems en AT&T. Voor de Nederlandse situatie kan gesteld worden dat elke stad of regio wel een specifieke lo- kale component heeft - bijvoorbeeld een groot bedrijf met een sociaal gezicht, een belangrijk museum, een bijzondere school - die benaderd kan worden als partner in het initiatief.

5.3 Van projectgroep naar een digitale proefstad
Een digitale stad zal de informatiebehoefte van de lokale gemeenschap en de koppeling met geïnteresseerde informatieaanbieders moeten inventariseren. Vervolgens moet de initiatiefgroep de fondsen werven, een overzicht maken van de benodigde technische apparatuur, de interface ontwerpen en een professionele organisatie-structuur opzetten. De ervaringen met de Free-Nets laten zien dat dit in veel gevallen een moeizaam proces kan zijn. Weinig systemen kunnen vanaf aanvang rekenen op een stevig financieel budget waardoor veel wordt gevraagd van de mensen die het systeem op willen zetten.

Heeft men eenmaal de basis gelegd dan kan men gaan bouwen aan een proefstad. Bijvoorbeeld op de machine van een andere digitale stad of universiteit. In de eerste fase kan een digitale stad alleen te raadplegen zijn voor een besloten groep. Een dergelijke stad in aanbouw kan gebruikt worden om lokale partners en het gemeentebestuur te overtuigen van de mogelijkheden en de noodzaak van participatie. Een besloten proefstad kan vervolgens worden uitgebouwd en 'geopend' terwijl het zich fysiek nog steeds op het systeem van een andere digitale stad bevindt. Als een dergelijke digitale stad groter wordt kan men de verplaatsing naar een eigen server overwegen. Door een stapsgewijze aanpak kunnen investeringen in de tijd worden gespreid. (Meer over de technische en financiële aspecten van samenwerking in een volgend hoofdstuk).

5.4 De rol van de (lokale) overheid
Een belangrijke doelstelling van een digitale stad is de toegang tot publieks- en bestuurlijke informatie van de overheid. Zonder inhoudelijke participatie van de overheid is dat niet realiseerbaar. Het is dus van vitaal belang dat er een vruchtbare samenwerkingsrelatie wordt nagestreefd tussen maatschappelijke sector en (lokale) overheid.

De rol van (lokale) overheden bij de oprichting en inrichting is tweeledig. In de eerste plaats hebben lokale, provinciale en nationale overheden een rol in het creëren van de financile en organisatorische randvoorwaarden waaronder een digitale stad kan ontstaan.
Een tweede wijze waarop overheden kunnen participeren in de opzet van Digitale Steden is door het ontsluiten van informatiebestanden en het openen van 'loketten'. Een digitale stad kan functioneren als platform waar (lokale) overheden in contact kunnen treden met burgers en omgekeerd.

Een digitale stad kan onder meer een bijdrage leveren aan:
- Verstrekken en verkrijgen van informatie. Burgers kunnen via een digitale stad op de hoogte worden gehouden van beleidsvoornemens en activiteiten van de overheid. Omgekeerd kan de overheid via een digitale stad informatie van burgers verkrijgen.
- Meldpunt voor vragen en klachten. Politici en ambtenaren zijn via een digitale stad rechtstreeks te benaderen. Burgers kunnen hun vragen en klachten direct richten tot de daartoe aangewezen persoon. De ombudsman zou zich bijvoorbeeld op het terrein van de Digitale Steden kunnen begeven.
- Discussie en meningsvorming. Op verschillende wijzen worden in een digitale stad discussies gevoerd. Doordat binnen een digitale stad verschillende soorten informatie kunnen worden gekoppeld aan nieuwe wijzen van communicatie, is het mogelijk om over verschillende onderwerpen een 'genformeerde' discussie te houden.
- Besluitvorming. Een digitale stad maakt het technisch mogelijk om besluitvorming te ondersteunen. In de stad kunnen 'stemlokalen' worden ingericht waar burgers hun mening kunnen geven over uiteenlopende onderwerpen. De vraagstelling kan worden gevat in een simpele ja/nee redenering (zoals bij een referendum) of in een meer geavanceerde keuze-enquête waarin mensen worden geconfronteerd met de gevolgen van de keuze(n) die men maakt.

5.5 Beheersstructuur
De stichtingsvorm, waar De Digitale Stad voor heeft gekozen, is een hiërarchische bestuursvorm, die op gespannen voet kan staan met de filosofie dat initiatieven van 'onderop' via democratische procedures maximaal moeten worden gehonoreerd. Daaraan kan worden tegemoet gekomen door het instellen van werkgroepen van de stichting, waaraan bevoegdheden worden gedelegeerd. Zo is bijvoorbeeld het dagelijks beheer van de metro in De Digitale Stad volledig gedelegeerd aan een werkgroep van vrijwilligers.

Een andere beheersvorm is een vereniging. Op deze wijze is het voor de bewoners mogelijk om een eigen bestuur te kiezen. Vrijwel alle Amerikaanse en Canadese Free-Nets zijn op deze wijze georganiseerd. Binnen de Free-Nets is een soort democratisch stelsel in werking, waarbij voor een bepaalde periode een bestuur direct door de gebruikers wordt gekozen. Voorafgaand aan de bestuursverkiezing worden de discussiegroepen in de Free-Nets door de kandidaats- bestuursleden actief gebruikt om zichzelf en hun beleidsvoorstellen voor de komende jaren te presenteren. Naast de mogelijkheid tot het kiezen van een bestuur wordt in de meeste Free-Nets de mogelijkheid open gelaten om op bewonersinitiatief een algemene stemming (referendum) uit te roepen over belangrijke beleidsvoorstellen die alle gebruikers betreffen.

Kiest men voor een vereniging-vorm dan zal deze al snel een grote omvang hebben met een forse Algemene Ledenvergadering. Men dient dus te anticiperen op alle juridische haken en ogen die zich voordoen om grote verenigingen in goede banen te leiden. Het opzetten van een verenigingsvorm behoeft veel meer aandacht dan het opzetten van een stichting.

Hoewel een verenigingsvorm meer mogelijkheden biedt tot het in formele termen organiseren van bewonersinvloed, is daarmee dus niet alles gezegd. Zeker zo belangrijk als de formeel juridische structuur lijkt daarom ook de feitelijke invloed die men wil geven aan bewoners en vrijwilligers.

5.6 Invloed bewoners
Een digitale stad is een organisatie waarbinnen vrijwilligers en bewoners een belangrijke rol spelen. Zowel vanuit betrokkenheid van bewoners als vanuit vrijwilligers die zich met concrete activiteiten actief inzetten voor (delen van) een digitale stad zal een roep om 'invloed' en 'democratie' sterk zijn. De discussies binnen zowel De Digitale Stad in Amsterdam als in Free-Nets laten zien dat de emoties hoog op kunnen lopen als dit onderwerp op de agenda wordt geplaatst.
De mogelijkheid om zelf mee te kunnen bouwen aan een stad is in de praktijk een van de belangrijkste methoden om die stad ook mee vorm te geven. Daarnaast zijn het organiseren van bewonersbijeenkomsten, het creëren van de mogelijkheid dat bewoners op een aantal terreinen van beleid referenda kunnen organiseren, het delegeren van beheer en het installeren van een adviesraad waarin bewoners kunnen worden verkozen een aantal instrumenten om bewoners invloed te geven op de ontwikkeling van een digitale stad.

5.7 Een digitale stad als koepelorganisatie
Overwogen kan worden om een digitale stad als koepelorganisatie op te zetten waarbinnen een aantal units relatief zelfstandig kunnen opereren. Sommige taken in een digitale stad kunnen prima bij een werkgroep van vrijwilligers worden neergelegd terwijl voor een andere taak een commerciële bedrijfsvorm meer de geëigende structuur is. Zo zou de exploitatie van de 'winkelstraat' in een digi- tale stad uitbesteed kunnen worden aan een dochteronderneming in de vorm van een B.V. die marktconform zal werken, waarbij de winsten worden afgedragen aan de stichting. Het is ook mogelijk om met externe partners op dit gebied samen te werken. Ook voor andere segmenten van de stad, bijvoorbeeld het overheidsgebouw, het cultuurgebouw, het onderwijsgebouw of de spelomgeving, kunnen speciale beheersvormen worden ontwor- pen.
In sommige Free-Net systemen zijn aparte beheersorganisaties opgezet voor het plaatsen en onderhouden van de publieke terminals.
Een aantal taken die samenhangen met het aanbieden van informatie, zoals het maken van html-pagina's voor het World Wide Web, kan een digitale stad in eigen hand houden, maar deze taken kunnen ook worden uitbesteedt aan dochterbedrijven of zelfstandige bedrijfjes en freelancers, die rondom een digitale stad actief worden.
Het kan van belang zijn om in de organisatie en financiering een scheiding aan te brengen tussen de verschillende functies. Biedt een digitale stad bijvoorbeeld tegen betaling ook volwaardige Internetdiensten om daarmee haar ideële doe- len te financieren, dan concurreert ze met andere Internet- aanbieders. Het moet dan aantoonbaar zijn dat subsidies voor de ideële doelstellingen niet gebruikt worden om op een oneerlijke basis te concurreren met andere bedrijven.

5.8 Technisch beheer
Het technisch beheer van een digitale stad zal gezien de bepalende rol die het heeft, goed geïntegreerd moeten worden met de algemene organisatie.
In veel gevallen wordt een coalitie gesloten met mensen die de technische know-how bezitten om een dergelijk systeem op te zetten en te onderhouden. Universiteiten, informatica- studenten en mensen die als systeembeheerder werkzaam zijn binnen het bedrijfsleven spelen daarin een belangrijke rol. Ook lokale Internetaanbieders kunnen vanuit maatschappelijke betrokkenheid, of vanuit eigen belang, hier een rol spe- len.
Het uitbesteden van (een deel van) de automatiseringstaken aan het bedrijfsleven, universiteiten of lokale internetaanbieders is denkbaar, maar moet niet in con- flict raken met de doelstellingen en het open netwerk-concept van Digitale Steden. Informatie en (technische) oplossingen moeten met andere digitale steden gratis kunnen worden gedeeld en niet als bezit worden afgeschermd. Het vormt de basis van de dynamiek waardoor het Internet groot is gegroeid. Een digi- tale stad bouwt hierop voort.
Directie, projectcoördinatoren en vrijwilligers in een digitale stad moeten voldoende mogelijkheden op het systeem krijgen om in eigen beheer informatie toe te kunnen voegen en te veranderen. Participatie van systeembeheerders in de organisatie van een digitale stad is van groot belang.

5.9 organisatie, staf en vrijwilligers
In de organisatie van een digitale stad spelen bijdragen van vrijwilligers een belangrijke rol. Tegelijkertijd is een zekere professionaliteit van de organisatie een vereiste om de stabiliteit en betrouwbaarheid te kunnen handhaven. De Digitale Stad in Amsterdam heeft daarom gekozen voor een kleine professionele kern van medewerkers die de conti- nuïteit en duurzaamheid van het initiatief kunnen waarborgen. De projectleiding legt verantwoording af aan het bestuur.

5.10 Vereniging van digitale ste- den
Het is in de Verenigde Staten van groot belang geweest dat er met de National Public Telecomputing Network (NPTN) een nationaal overkoepelend orgaan is opgericht, dat niet alleen het concept van de Free-Nets bewaakt maar dat tevens organisatorische ondersteuning biedt aan lokale initiatieven. Ook in Canada is met de 'Telecommunities Canada' een dergelijk orgaan opgericht. Lokale initiatiefnemers ondervinden veel praktische steun van deze organisaties bij de oprichting van hun eigen Free-Net.<p>De Digitale Stad Amsterdam vervult op het moment een deel van de rol die een dergelijk overkoepelend orgaan heeft.
Het ligt voor de hand om een aantal taken die de Amsterdamse Digitale Stad nu uitvoert onder te brengen in een nieuw instituut. Een instituut kan voor een periode van een aantal jaren het landelijke proces begeleiden en lokale initiatieven steunen. De meest voor de hand liggende vorm lijkt een vereniging van digitale steden te zijn. Een dergelijke vereniging zou door de centrale overheid ook van middelen kunnen worden voorzien voor een uitvoeringsbureau om het opzetten van een landelijk netwerk professioneel aan te sturen.

Lidmaatschap van de vereniging levert een lokaal initiatief voorzieningen en faciliteiten van de vereniging. Het wordt hierdoor goedkoper en eenvoudiger om een digitale stad te beginnen. Daardoor wordt het in beginsel mogelijk dat in alle ruim 600 gemeenten initiatiefgroepen ontstaan. Een dergelijk instituut zou de volgende taken kunnen krijgen:

Keurmerk en aanspreekpartner
Deelname aan de vereniging kan uitgroeien tot een waarborg waarmee aan (lokale) overheden en potentile sponsors - bijvoorbeeld telecom-districten - duidelijkheid kan worden verschaft over zowel het technische als inhoudelijke concept.
De vereniging kan zich ontwikkelen tot een centraal aanspreekpunt voor de landelijke overheid en er voor zorg dragen dat de 'digitale overheid' op alle plaatsen toegankelijk is.

Financiële ondersteuning
Een vereniging van digitale steden kan een rol spelen in het op centraal niveau werven en verdelen van middelen en het maken van goede prijsafspraken met Internet-providers en telecom-bedrijven.

Transparantie
De vereniging draagt er zorg voor dat een landelijk netwerk van digitale steden volkomen transparant is. Een open structuur moet een snelle technische en inhoudelijke ontwikkeling garanderen:
- lokale initiatieven kunnen volledig gebruik maken van elkaars werk in technische zin (scripts, interfaces, gebouwde applicaties)
- Digitale steden hebben toegang tot elkaars informatie.
- Bewoners van een digitale stad kunnen zich via het netwerk vrij verplaatsen naar alle andere digitale steden in Nederland.

Samenwerking systeembeheer en helpdesk
Het netwerk maakt het mogelijk dat lokale systeembeheerders assistentie kunnen krijgen van systeembeheerders elders.
Bewoners van verschillende digitale steden kunnen via het open netwerk gebruik maken van één centrale elektronische helpdesk. Bij het opzetten van een telefonische helpdesk kan gestreefd worden naar regionale samenwerking. In een goede telefonische helpdesk moeten verschillende exper- tisevelden vertegenwoordigd zijn. Handleidingen en installatie-diskettes kunnen samen worden ontwikkeld.

Gedeelde infrastructuur
Op machine-niveau (hardware) kunnen digitale steden veel delen. Een eigen digitale stad is voor de meeste plaatsen veel te duur. Door optimaal gebruik te maken van de netwerk- mogelijkheden kunnen meerdere initiatieven gebruik maken van dezelfde infrastructuur. Daardoor kan iedereen meedoen en zullen veel meer lokale initiatiefgroepen ontstaan.

Naamgeving en marketing
De Digitale Stad is gedeponeerd als merknaam. De vereniging van digitale steden kan gaan bepalen of andere initiatieven zich ook digitale stad kunnen noemen; dit zal bepaald worden door het concept waarvoor gekozen wordt. Gebruik van dezelfde naam versterkt lokale initiatieven.

Adressering
Bij de vereniging aangesloten digitale steden kunnen de vermelding dds in hun e-mailadressen op gaan nemen. Hierdoor is direct herkenbaar of een systeem is aangesloten bij de vereniging.

Europa
Op Europees niveau moet de vereniging een rol vervullen bij de overdracht van expertise en het opzetten van grensoverschrijdende samenwerkingsverbanden. De vereniging kan een rol spelen bij de bundeling van Nederlandse belangen op Europees niveau.

Samenwerking bij research en development
In gezamenlijk overleg tussen lokale initiatieven kan worden besloten welke technische voorzieningen centraal ontwikkeld moeten worden. Eenmaal ontwikkeld kunnen alle initiatieven er gebruik van maken. Zij hoeven geen grote sommen geld op tafel te leggen om oplossingen te kopen.<p>